OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS

1. Para ocultar, en el nombre de la hoja, dar un clic derecho y en el menú contextual seleccionar la opción Ocultar.

2. Para recuperar las hojas ocultas, dar un clic derecho en cualquiera de las hojas activas, y en el menú contextual seleccionar la opción Mostar..., y en la ventana que se muestra a continuación, seleccionar la hoja que se desea activar o mostrar, se finaliza dando un clic en Aceptar.

Bloquear celdas

¿ CÓMO BLOQUEAR CELDAS?

Se bloquean celda, para que la información (fórmulas y/o textos no sean modificadas, por un usuario final.

1. Seleccionar toda la hoja, se puede hacer con la combinación de teclas Control + *.

2. En la ventana formato de celdas ( Control + 1 ), seleccionamos la carpeta Proteger, allí desactivamos todas la opciones y clic en Aceptar.

3. Luego, se debe seleccionar todas las celdas que no se deseen modificar. En el siguiente ejemplo, no se van a modificar los títulos ni las operaciones matemáticas.

4. Nuevamente ir a formato de celdas ( Control + 1 ) y en la carpeta Proteger, activar las opciones de Bloqueada y Oculta. Bloqueada significa que no son modificables las celdas seleccionadas y Oculta significa que en la barra de fórmula, éstas (fórmulas, textos y/o números) no se vean.

5. Sin quitar la selección, ir al menú Revisar, opción Proteger hoja.

6. Allí, asignar una clave. Es recomendable utilizar la misma clave en todos los libros, para no tener inconvenientes más adelante para desproteger la información, se debe repetir nuevamente la clave, y observe, como la información queda protegida y oculta.

7. Para quitar la protección, se debe ir la menú revisar y luego Desproteger hoja, se digita la clave y las celdas pueden ser modificadas nuevamente.

Subtotales

SUBTOTALES

Pasos para crear subtotales:

La herramienta subtotales, permite organizar la información de acuerdo a las variables que tiene la base de datos, se puede subtotalizar por suma, promedios, máximo, entre otros; a continuación, se describe el paso a paso del desarrollo de los subtotales:

1. Crear un clón a partir de la hoja original. Es bueno crear una copia del clón, con el fin de no perder los datos originales de la base de datos
2. Antes de generar los subtotales, se debe ordenar por la variable con la cual se desea crear el subtotal.
3. En la carpeta Datos, a la derecha encontraremos un panel denominado esquema, y luego el icono de Subtotales
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6. Después de haber ordenado la base de datos, siempre se debe seleccionar en: Para cada cambio en la misma variable por la cual se ordenó.
7. Determine el tipo de función.
8. Elija las variables por las cuales desee subtotalizar.
9. Por último damos un clic en la opción Aceptar.

Tablas dinámicas

TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica es un resumen de la información, que se presenta a través de tablas o cuadros, donde se pueden mezclar una o más variables.

Para crear una tabla dinámica se deben realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la base de datos, para ello se utiliza la combinación de teclas Control * (asterisco).


2. Ubíquese en la carpeta Insertar, allí se encuentra el panel Tablas, y dentro de el, Tabla dinámica.


3. En la ventana que se ve a continuación, se muestra el rango de datos seleccionados:
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5. Allí se tiene la posibilidad de seleccionar si la tabla dinámica se va a crear en una hoja de cálculo existente o en una nueva, en el caso de las hojas existentes de debe seleccionar la hoja y la celda donde se desea ubicar la tabla dinámica.
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7. Para organizar la tabla dinámica, se deben arrastrar la variables a los cuadrantes que se encuentran en el lado izquierdo de la ventana, por lo general, las variables textuales se llevan a campos de columna o de fila y a campo valores se llevan variables numéricas, pero, estas se pueden mezclar en cualquier momento o circunstancia.
8. Cuando se crean tablas dinámicas en la misma hoja, se deben ubicar una debajo de la otra, pues si estas están al lado, al filtrar datos muestra un mensaje de advertencia.
9. No olvide guardar con frecuencia. 

Nota: Cuando se crean tablas dinámicas en la misma hoja, se deben colocar una debajo de la otra y también, se pueden usar filtros de información.

Incrementos

INCREMENTOS

Para realizar incrementos de números se realizan los siguientes pasos:

Se debe tener ingresado el número inicial, ejemplo el #1. 

En la carpeta inicio, ir la panel Modificar.

Allí, se debe seleccionar el icono de Rellenar y de la lista se elige la opción series.

A continuación, se determina si se desea incrementar por columnas o filas, el tipo de dato, el incremento y el límite.

Los incrementos también se pueden realizar con fechas, escriba la fecha inicial, seleccione el rango de datos hasta donde quiera que finalicen las fechas, realice el procedimiento anterior, tenga en cuenta el tipo cronológico y la unidad de tiempo.